Kako eliminisati gubljenje vremena?

Mnogi svetski priznati rukovodioci velikih multinacionalnih kompanija kod donošenja odluka o unapređenju nekog člana tima  ističu dve posebno važne karakteristike koje su po njima ključni osnov za skok na sledeću poziciju:

1. Jasno definisanje prioriteta
2. Brzo završavanje zadataka

Iz toga možemo zaključiti da su zapravo efektivnost i efikasnost dve najvažnije veštine koje su nam potrebne za brzo napredovanje u poslu. Ako ih imamo onda nas rukovodioci smatraju poslovno pouzdanom osobom. 

Efektivnost znači raditi konstantno prave stvari što možemo povezati sa jasnim definisanjem prioriteta. Efikasnost znači raditi te stvari na pravi način što možemo povezati sa brzim završavanjem zadataka. Kombinovanjem ove dve stvari dobijamo sliku produktivnosti jedne poslovne osobe.

Da bismo uspeli da ostvarimo maksimalnu produktivnost potrebno je takođe da ispunimo dva osnovna preduslova:

1. Konstantno da unapređujemo efektivnost i efikasnost.
2. Eliminišemo gubljenje vremena. 

Većina ljudi je sa svih strana okružena drugim ljudima i stvarima koje im ,,kradu vreme“. Kada izaberemo da radimo jednu stvar to u isto vreme znači da smo odabrali da ne radimo nešto drugo. Iz tog razloga je poželjno da dok radimo, stalno sebi postavljamo pitanje:

,,Da li je ovo što sada radim najvredniji način da iskoristim svoje vreme?“

Ako je odgovor ‒ Da, treba da nastavimo.

Ako je odgovor ‒ Ne, pitanje je da li treba da nastavimo?

U ovom tekstu ćemo se fokusirati na najčešće uzroke ili uzročnike gubljenja vremena dok obavljamo poslovne aktivnosti u toku radnog dana.

1. Drugi ljudi

Često na svojim predavanjima ponavljam rečenicu: „Onaj ko ne zna šta hoće i šta tačno treba da radi je loš gradivni materijal za onoga ko zna šta hoće i ko zna šta tačno treba da postigne!“

Neočekivani posetioci koji su nenajavljeno došli do Vas ili traže Vaše vreme su veliki izvor gubljenja vremena.

• Kada Vas neko pita imate li malo vremena, a Vi se nalazite u sred važnog posla slobodno odgovorite: „Ne ovog trenutka, treba da završim ovaj važan posao.“

Ako kolega/koleginica insistira, onda možete proveriti koliko je njihov zahtev zapravo važan, ali istraživanja pokazuju da će čak u 80% slučajeva odustati i ništa Vas neće pitati čak ni kasnije jer se radilo o nekoj nebitnoj stvari.

• Ako Vas neko neočekivano poseti, možete da ustanete i nastavite da stojite dok govorite. To je veoma jasan verbalni signal za posetioca da nećete dugo ostati u tom položaju. Možete da ispratite posetioca do vrata rečima: ,,Još jedna stvar pre nego što odete…“
• Ako imate zasebnu kancelariju možete da stavite sa spoljne strane vrata, na bravu, znak ,,Ne uznemiravaj!“ Imate te papirne oznake u svakom hotelu, a koriste ih gosti tako što ih stavljaju na vrata kao poruku osoblju koje sređuje sobe čime naglašavaju da nije poželjan ulazak dok znak stoji na vratima. Ovo je takođe Vaša poruka kolegama da radite na nečemu što je važno i da Vam je potreban mir.
• Besposleno druženje je takođe jedan od velikih uzročnika gubljenja vremena. Neke studije pokazuju da više od 37% radnog vremena odlazi na neproduktivno druženje i razgovaranje sa kolegama, kafenisanje i cigaret-pauze. Postavite sebi ponekad pitanje u toj situaciji: ,,Da ja plaćam osobu da mi radi danas ovaj posao da li bih je plaćao za ovo što sada radim ja?“ Ako je odgovor ‒ Ne, onda, nazad na posao.

2. Telefon

Ako svaki dan proverite koliko ste vremena proveli na mobilnom telefonu, verujem da ćete ponekad biti iznenađeni. Te ,,pametne“ sprave nam jako pametno kradu vreme privlačeći nam pažnju na hiljadu načina. Iz tog razloga imam nekoliko preporuka za Vas:

• Tretirajte Vaš telefon kao poslovni alat u toku radnog vremena, a ne kao društveni alat. Pogledajte ko Vas zove i stavite na čekanje sve pozive za koje verujete da nisu visoko na lestvici prioriteta i javite im se nakon radnog vremena.
• Kada se javljate pređite direktno na stvar. Tako ćete sagovorniku poslati jasan signal da ste zauzeti.
• Neka boja i brzina Vašeg govora ukazuje drugoj strani da treba brzo da priča razlog svog poziva.
• Slobodno pitajte: ,,Ako nije hitno, mogu li da se javim nakon radnog vremena?“ Ponovo radi Paretov princip – u 80% slučajeva odgovor sagovornika će biti: ,,Može, naravno!“

3. Neefikasni sastanci      

Prosečna poslovna osoba u čijem se opisu radnih aktivnosti nalaze sastanci, provede od 3 do 5 godina poslovnog života na njima. Istraživanja pokazuju da između 50% i čak 70% tog vremena je neproduktivno iskorišćeno. Najčešći uzrok su nekvalitetno organizovani sastanci.

• Napravite ili tražite agendu sastanka minimum 48h pre njegovog održavanja. Ovo će Vam dati priliku da se dobro pripremite.
• Jedan od načina da uštedite vreme je da uopšte ne odete na sastanak ako to zaista nije neophodno. Ili čak da ne održite sastanak ako ste Vi jedan od organizatora. Koristite nove tehnologije (ZOOM, Teams, GoToMeeting, Skype, itd.) kako biste uštedeli vreme i ostale resurse (vreme za putovanje, gorivo, amortizaciju, itd.).
• Odredite preciznu svrhu sastanka odnosno efekat koji sastanak treba da donese unapred.
• Izračunajte cenu sastanka. Neki sastanci su jako skupi. Zamislite da sastanku treba da prisustvuju menadžeri čije su prosečne neto plate 2000 evra. Ako na to dodate poreze i doprinose od 65% dobijate brojku od 3.300 evra po osobi mesečno. Ako ovo podelite na 160 radnih sati mesečno, dobićete kalkulaciju samo radnog sata svakog menadžera koja iznosi skoro 21 evro. Ako sastanku prisustvuje 20 menadžera i sastanak zbog broja ljudi treba da traje 3h dolazite do kalkulacije da Vas taj sastanak košta 1.260 evra samo u toku izvođenja. Ako na ovo dodate putne troškove njihovog dolaska i smeštaja za pojedine, onda se brojka rapidno uvećava. I to nije sve. Sada na to dodajte sve što ovi ljudi nisu uradili tog dana, a mogli su da urade da nisu bili na sastanku! Tom kalkulacijom dolazite do činjenice da jedan ovakav sastanak košta između 2.000 i 4.000 evra. Zašto je ova informacija važna?

Zato što je potrebno postaviti pitanje da li ste na sastanku došli do zaključka ili rešenja koje ima veću vrednost od koštanja sastanka?

Ako je odgovor ‒ Da, sastanak je imao smisla.

Ako je odgovor ‒ NE, spalili ste kompanijski novac.

• Unapred odredite početak i kraj sastanka. Držite ritam tokom sastanka da se ljudi ne raspričaju.
• Pretpostavite da oni koji kasne neće ni doći. Pojedini organizatori sastanaka zaključavaju vrata sale onda kada sastanak počinje. Neki ljudi su putovali satima i ostali su ispred vrata. Verovatno im se više neće desiti da kasne.
• Napustite sastanak ako je moguće čim smatrate da ste dali svoj doprinos istom.
• Podelite beleške sa sastanka odmah po isteku. Sumirani zaključci sa sastanka zlata su vredni.

4. Iznenadne krizne situacije

Mnoge vrhunski organizovane kompanije imaju tzv. razrađene strategije za ,,gašenje požara“. To podrazumeva da se potencijalnim krizama u poslovanju bave unapred.

Često se kaže da menadžeri budućnosti ne rešavaju probleme, već ih predviđaju!

• Jedan od najboljih načina uštede vremena u kriznim situacijama je anticipiranje krize, odnosno razrađivanje strategija za njihovo rešenje unapred. Ako do krize dođe, rešenja već postoje.
• Ako do iste krize dođe više od jednog puta i takva situacija napravi paniku, to je zato što se niko nije potrudio nakon prve krize da napravi precizne instrukcije za rešavanje iste ako se ponovi.
• Ako je do krize došlo, a ne postoje unapred razrađene strategije poželjno je znati sledeće:
• Panika smanjuje kreativnost.
• Zastanite, razmislite, zapišite, prikupite činjenice.
• Pitajte nekog drugog ko je već bio u sličnoj situaciji.
• Delegirajte aktivnosti koje mogu da urade drugi ljudi.
• Pažljivo donesite odluku i odlučno je sprovedite u delo.
• Sačekajte smireno povratne informacije odluke i ako je potrebno, modifikujte je.

5. Nedostatak znanja i veština

Postoji jedna divna priča o drvoseči koji je svaki dan sekao sve manje stabala jer nije imao vremena da naoštri sekiru. Nažalost slična situacija je i sa mnogim zaposlenima. Tržišne okolnosti se menjaju, navike kupaca se menjaju, uslovi konkurencije se menjaju, a oni od obima posla nemaju vremena da rade na poboljšanju ili modifikovanju svojih znanja i veština.

• Izašli smo iz doba doživotnog zaposlenja i ušli u doba doživotne zaposlivosti. Od naših znanja i veština zavisiće naša produktivnost, a od nje sigurnost našeg radnog mesta.
• Izašli smo iz doba jednokratnog učenja i ušli u doba doživotnog učenja. Kompanije nisu više potpuno odgovorne za naše obučavanje. Da, postoje budžeti za obuke, ali to nije dovoljno da ispratimo sve promene koje nam se dešavaju. Osim toga nije prirodno da neko ulaže više u naše znanje od nas samih.
• Kada sami uložimo u sebe odnosno kada za to damo neki novac, više se i trudimo da to znanje iskoristimo jer želimo povraćaj investicije.

6. Neodlučnost

Neodlučnost je veliki uzrok gubljenja vremena, a ona se pojavljuje prisustvom straha ili odsustvom znanja i veština. Strah od neuspeha i strah od odbacivanja ili reakcije drugih ljudi su dva najveća blokatora produktivno iskorišćenog vremena. Osim toga što manje znamo o situaciji veća je verovatnoća da ćemo biti neodlučni. Strah od neuspeha parališe osobu prilikom donošenja odluke.

I ovde važi Paretov princip:

• 80% odluka je poželjno doneti odmah.
• 20% odluka je poželjno odložiti za kasnije.

7. Perfekcionizam

Perfekcionizam je takođe jedan veliki uzročnik gubljenja vremena. On nekada odlaže završetak posla u nedogled. Iz tog razloga je poželjno unapred znati odgovor na pitanje:

• Koliko dobro je ovaj posao potrebno uraditi?
• Ako je određeni nivo kvaliteta prihvatljiv i upotrebljiv da li je neophodno ići do perfekcije?
• Pitajte pretpostavljene da Vam unapred daju odgovore na ovo pitanje.
• Pitajte osobu koja koristi to što radite kojim nivoom kvaliteta je zadovoljena.

Za kraj podeliću sa Vama tri ključna principa visoke produktivnosti:

1. Jedan od ključnih principa visoke produktivnost glasi: ,,Kada radite ‒ radite, kada se odmarate ‒ odmarajte se.“
2. Visoko produktivni ljudi provode više vremena radeći stvari veće vrednosti, a nisko produktivni ljudi provode više vremena radeći stvari niže vrednosti.
3. Visoko produktivni ljudi tretiraju svoje vreme kao novac. A niko nije srećan kada gubi novac.

Ključ je da se upravljanje vremenom i prioritetima može naučiti i uvežbati.